湖北大学知行学院部门立卷归档要求及流程

立卷，又叫组卷或编立案卷。将各个单份、零散的文件按照它们在形成过程中的历史联系和特点，采用一定的方法，组成案卷，通常简称“卷”。立卷归档流程即立卷归档的步骤。各种文件材料立卷，都需要经过立卷准备、立卷操作、案卷整理3大步骤。学校各部门主要工作集中在前两步。

一、部门归档要求

1、归档材料必须齐全完整，文件之间保持有机联系。请兼职档案员结合本部门工作实际，对照各部门归档范围，不要遗漏重要材料。

2、为保证档案保存质量，凡归档的文件材料必须原件，用纸规格和书写要规范。（一般为A4纸，打印留有装订线，左边距设置2.5CM）纸质优良，字迹清楚，具有耐久性。（要求用激光打印机打印，手写必须是碳素黑墨水），部门形成材料要在落款处加盖红章，章印清晰，浓淡适宜，不能用废纸打印归档材料，归档材料做到排版美观，格式统一。

3、编制卷内目录，备考表填写齐全，案卷标题简明确切。

二、部门立卷归档流程

1、年初，兼职档案员要根据本部门的工作职责、归档范围做好平时文件材料的收集积累工作，在当年初拟好案卷类目，根据类目做好平时立卷工作。

2、平时，兼职档案员要根据案卷类目内容及时收集办理完毕的文件材料，随时归入所列的类目内。

3、年终或项目结束，对归档的文件材料可初步排列好初卷。按问题、时间或重要程度排列；密不可分的文件材料应放在一起归档。应批复在前、请示在后；正件在前、附件在后，印件在前、原稿在后。

4、跨年度的文件一般不得一起立卷；但跨年度的同一个问题的请示、报告与批复，应放在复文的年度立卷。跨年度的规划、计划和总结，应放在总结的年度立卷。

5、文件材料有图样的，应文字材料在前，图样在后。超过规格的图纸、图表等材料，应采用手风琴方式进行折叠（如基建、仪器设备档案等）。

6、每本案卷原则上每卷不超过200页，当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

7、各部门立卷装订前由档案馆负责进行检查、调整；检查文件材料是否齐全、分类是否准确、卷内文件排列是否合理、案卷题名结构是否完整、是否简要提示卷内文件的主要内容等。

8、对不符合要求的案卷由档案馆负责指导、补充和调整，重新组成案卷；定卷后由兼职档案员按规定格式逐件负责编写页码，每页材料的正面右上角、背面的左上角（有内容的）都要编号，页号要清晰美观，无漏号、重号。

9、每本案卷必须按规定输入卷内目录（卷内目录统一用A4纸打印好，打印的格式为左边距25，右边距5，上边距10，下边距5，字体为中），卷内目录放在卷首，它的作用是介绍、揭示案卷的主要内容和成份。卷内目录为表格式，其项目有：顺序号、文号、责任者(就是文件的产生部门)、题名、文件日期、文件所在页号等。遇到没有标题的文件，应根据其内容拟写标题或内容摘要。

对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定；没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上；会议记录应概括出主要内容。所在页号，应填写每份文件第一页所在的页号，最后一份文件填写起止两个页号。

10、每卷卷末要有备考表，备考表是说明卷宗内文件状况的，便于管理人员和利用者了解卷内文件的有关情况。需要说明问题的要写上，将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上，检查人应是立卷部门的负责人，移交前务必让部门负责人检查后签字。

11、案卷装订。文件材料装订之前须去掉卷内文件的金属物，修补好破损档案。对字迹已扩散的材料应复制并与原件一起立卷装订。装订要采用三孔一线方法（孔距8厘米），卷底边和装订边要结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件、不妨碍阅读。

12、按学校档案归档时间与要求，凡移交时的各类档案要严格履行手续，填写移交清册一式两份，（一份交档案馆、一份存本部门）并写明案卷数量、案卷标题、移交时间、扫描数量（张数，电子图片数量），交接时双方签名或盖章；档案馆统一装订、填写案卷封面，编制档号再入库保存。

13、从2011年起，学校档案执行国家档案局8号令，对保管期限作了修改，分别为永久、定期，定期一般分为30年、10年。凡是具有长远查考和利用价值档案，列为永久保存。凡是在相当长时间内本校需要查考的档案，其保管期限为30年。凡是在较短时间内本院需查考的档案，保管期限为10年。

                      湖北大学知行学院档案馆

                       2019年4月1日