湖北大学知行学院档案归档范围及保管期限表-湖北大学知行学院图书与档案馆

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湖北大学知行学院档案归档范围及保管期限表

（一）党群类档案归档范围及保管期限表

DQ11 党务综合

归档范围	保管期限
1、上级对我校党务工作的指示、通知、通报、批复	永久
2、学校有关党建的文件材料 ①需要长期贯彻执行的 ②需要短期贯彻执行的	30 年 10 年
3、学校党代会有关文件材料 ①大会安排、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿；大会主席团/秘书长和代表名单、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法选举结果和上级批复等 ②提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议记录等 ③会议照片、讲话录音、摄像带等（归入声像类档案） ④参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样	永久 30 年 30 年 30 年 10 年
4、党委工作规划、计划、报告、总结	永久
5、党委关于贯彻上级方针、政策、指示所发布的决定、办法、通报和通知	永久
6、上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
7、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿	永久
8、党委工作大事记、党委工作简报	永久
9、党群系统启用印章的文件和印模、作废印章	永久
10、以党委名义召开的会议材料 ①学校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、党总支书记会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 ②党委中心理论学习组、党委成员民主生活会会议记录	永久
11、党务工作向上级机关的请示及批复	永久
12、党群系统重要统计材料	永久
13、党委工作的各种规章制度	30 年
14、重要的群众来信、来访及处理材料	30 年
15、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件	30 年
16、党委保密、秘书、信息工作的有关材料	30 年
17、学校各支部上报党委的工作计划、总结、报告和请示批复等综合性材料	30 年
18、学校各支部关于党务工作的经验介绍、会议纪录、统计表等	30 年
19、省级及以上表彰的获奖材料及奖牌、奖杯等	30 年
20、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

DQ12 纪检

归档范围	保管期限
1、上级纪委针对我校纪检工作的文件	永久、30年
2、需要长期贯彻执行的上级纪委文件	30 年
3、学校纪委有关纪检工作的文件	30 年
4、纪检工作向上级的请示及批复	30 年
5、学校纪检工作计划、报告、总结、调查及重要统计报表	永久
6、纪委工作规章制度	30 年
7、纪委会议记录	30 年
8、纪委调查违纪处分、复查报告及材料	30 年
9、群众来信、来访及处理意见	10 年
10、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

DQ13 组织

归档范围	保管期限
1、上级关于我校组织工作的文件材料	永久、30年
2、学校组织工作计划、总结、决定、报告、规章制度、调查材料等	永久
3、学校组织机构设置、变动的决定、批复、通知等（机构文件中含任免名单也归此）	永久
4、科级以上干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）	永久
5、科级以上干部名册、副高职称以上教师名册	永久
6、落实政策的有关材料	30 年
7、入党积极分子的选拔、培训、考察；吸纳新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党等材料	30 年
8、党校学员名单及考试成绩	30 年
9、党校工作计划、总结、党课安排等材料	30 年
10、党员组织关系转进、转出的介绍信存根	30 年
11、教职工党员名册、学生党员名册、党费存根	永久
12、党总支、支部委员名册	30 年
13、党总支、支部改选报告、审批材料	30 年
14、党务系统有关表彰、处分的文件材料（不含学生）	永久
15、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

DQ14 宣传教育

归档范围	保管期限
1、上级关于我校宣传工作的文件材料	30 年
2、学校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结和规章制度	永久
3、理论学习的决定、通知、计划、总结、会议纪要等文件	30 年
4、反映我校重大活动的媒体报道剪报、照片、录音、录像等，宣传工作获奖证书、奖牌、奖杯等	永久
5、教职工及学生政治思想工作动态、调查材料、经验总结等	30 年
6、我校宣传教育工作先进事迹及名单	30 年
7、我校有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知、条例等文件	永久
8、学生思想政治工作典型调查和统计材料	30 年
9、学生工作规章制度	30 年
10、关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件	30 年
11、学校各院学生思想政治工作人员名单	30 年
12、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

DQ15 统战

归档范围	保管期限
1、学校统战工作计划、报告、总结	永久
2、统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
3、学校各级人大代表、政协委员名单及审批材料	永久
4、台、港、澳和侨务工作材料	30 年
5、学校各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30 年
6、统战工作重要会议记录	30 年
7、学校参政议政的民主党派人士名单及有关材料	30 年
8、统战工作先进事迹表彰材料及名单	30 年
9、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

DQ16 工会

归档范围	保管期限
1、上级关于我校工会工作的文件	30 年
2、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、规章制度和统计报表	永久
3、会员代表大会、教职工代表大会的有关文件 ①通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件 ②重要的贺电、贺信、提案等	永久 30 年
4、学校工会评先及获奖材料	永久
5、表彰工会先进集体、个人的材料、名单	30 年
6、处分工会会员的材料	30 年
7、工会委员会会议纪要、大事记等	10 年
8、基层工会干部名册、会员名册	30 年
9、特困教职工名单	30 年
10、家属工作材料	30 年
11、妇女工作材料	30 年
12、由工会承办的学校重大活动形成的文件材料等	30 年
13、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

DQ17 团委

归档范围	保管期限
1、上级关于我校团委工作的文件	30 年
2、学校团代会、学代会文件（通知、人员名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久
3、团委工作计划、报告、总结、规章制度和统计数据	永久
4、学校关于团的工作向上级的请示及批复	永久
5、团委工作典型调查材料	30 年
6、获校级及以上表彰奖励的材料及奖牌、奖杯等	永久
7、处分团员的材料及复查材料	30 年
8、团干部及团员名册	30 年
9、批准入团、退团材料及名单	30 年
10、团委会会议纪要	30 年
11、学生会负责人及各级学生社团组织名称、名单、章程和刊物等	30 年
12、团委牵头和组织学生参与的各类重大活动的有关材料、录像、照片等	30 年
13、社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	30 年
14、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（二）行政类档案归档范围及保管期限表

XZ11行政综合

归档范围	保管期限
1、上级机关对我校行政管理工作的指示、通知、通报	永久
2、学校向上级机关的请示、报告及上级批复	永久、30年
3、全校性的规章制度	永久
4、学校年度工作计划、报告、总结	永久
5、校长办公会议、校长书记碰头会议记录、纪要	永久
6、学校董事名单、董事会会议记录、纪要和重大决定	永久
7、上级领导来我校视察、检查、调研学校工作的报告、讲话、题词等材料	永久
8、上级召开的与我校有关的重要会议材料	永久
9、学校领导在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议上的发言稿及声像材料	30 年
10、学校教育事业规划、计划及上级批复	永久
11、有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
12、学校综合性评估、更名、专升本等工作的计划、总结、报告、申报材料	永久
13、学校各单位的请示及学校相应批复（归入相应类别）	30 年
14、学校统计年报表及综合统计	永久
15、学校启用、废除印章的文件及印模（废除印章存档案馆）	永久
16、学校历史沿革、情况介绍、大事记	永久
17、校史、校志工作材料	30 年
18、校庆工作材料	30 年
19、校友工作材料	30 年
20、群众来信来访及处理材料	30 年
21、校际往来材料	10 年
22、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ12人事

归档范围	保管期限
1、上级关于我校人事工作的文件	30 年
2、学校人事工作规章制度	30 年
3、学校人事工作发展规划、机构编制规划、报告及上级批复	永久
4、人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录	永久
5、学校内部机构设置、调整、合并、撤销的批文、通知等有关文件材料，学校机构设置框架图	永久
6、人事处权限内的干部任免文件及名册	永久
7、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料	30 年
8、处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料	30 年
9、教职工名册登记表（月报）	永久
10、师资培养、管理工作计划、规定、总结	永久
11、学校加强教师队伍建设的政策和措施	30 年
12、教师进修计划、安排、总结	30 年
13、特聘教授名单及有关材料	30 年
14、教师工作量的规定、计算方法和执行情况	30 年
15、教师业务考核材料	30 年
16、教职工评审材料：教职工转正定级、聘任专业技术职称材料及上级批复	永久
17、教职工、离退休人员工资调整材料、名册及相关文件规定、方案等	30 年
18、教职工的合同、聘用书、协议书等	30 年
19、人才引进有关政策、规定，教职工的调入、调出、录用及校内调动的材料（包括转移行政、工资关系介绍信）	30 年
20、教职工援外和支援边远地区材料	10 年
21、教职工退职、离职和出国的有关材料	30 年
22、教职工离休、退休有关材料	30 年
23、授予教职工各种荣誉及表彰、奖励先进集体、个人的通知、名单、申报材料	30 年
24、教职工返聘工作有关材料	30 年
25、教职工福利工作材料	30 年
26、劳资、医疗保险等有关材料	30 年
27、群众来信、来访及处理材料	10 年
28、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ13 监察、审计

归档范围	保管期限
1、上级有关我校监察、审计工作的文件	30 年
2、学校监察、审计工作方面的规章制度	30 年
3、监察、审计工作计划、总结、调查报告、审计报告	30 年
4、监察、审计工作统计年报及重要报表	30 年
5、审计项目立项报告、调查材料、结论报告及其他有关材料	30 年
6、学校审计工作会议记录、大事记	30 年
7、学校关于监察、审计工作向上级的请示及批复	永久
8、关于违规违纪教职工的处理文件材料	永久
9、校级领导离任审计材料	30 年
10、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ14 武装、保卫

归档范围	保管期限
1、上级有关我校武装、保卫工作的文件	30 年
2、学校治安保卫工作方面的规章制度	30 年
3、学校治安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
4、学校关于治安保卫工作向上级的请示及批复	永久
5、本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30 年
6、本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	30 年
7、要害部门的公安保卫、消防工作	30 年
8、保卫工作简报	30 年
9、学校有关武装、人防、民兵、学生军训工作向上级的请示及批复	永久
10、学校有关武装、人防、民兵、学生军训工作的规章制度	永久
11、学校有关武装、人防、民兵、学生军训工作计划、总结、报告、调查材料	30 年
12、学校有关武装、人防、民兵、学生军训工作统计表及有关材料	30 年
13、复员、转业、退伍军人、军烈属名册及双拥工作有关材料	30 年
14、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ15 后勤

归档范围	保管期限
1、后勤工作的规章制度、计划、报告、调查材料	30 年
2、后勤工作的统计报表	永久
3、后勤工作向上级的请示及批复	永久
4、上级有关我校房产管理的文件材料	永久
5、房产管理工作规划、计划、总结、请示及上级批复	永久
6、房产管理、调配使用、转移等的规定、办法、方案、总结	30 年
7、房产管理工作统计报表	永久
8、各类房屋所有权证和土地使用证	永久
9、房产管理部门与校内外单位及个人签订的有偿、集资合同与协议	永久
10、关于土地征用、校舍调拨、租借的报告、合同、协议书及上级批文	永久
11、处理房产、土地纠纷、历史遗留问题的有关材料	30 年
12、防震、防汛、三废治理工作的文件材料	30 年
13、爱国卫生、医疗保健工作计划、总结、规定通知等有关材料	30 年
14、师生员工健康状况调查材料及统计表	30 年
15、计划生育工作文件及领取独生子女证名册	30 年
16、车辆管理的有关文件材料	30 年
17、伙食工作的有关材料	30 年
18、校园环保绿化工作的有关材料	30 年
19、通讯工作的有关材料	30 年
20、水电管理工作的有关材料	30 年
21、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ16 档案、图书、文博

归档范围	保管期限
1、上级有关我校图书、情报、文博工作的文件	30 年
2、档案、图书、文博工作规章制度	30 年
3、档案、图书、文博工作计划、报告、总结	30 年
4、档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计年报及各类报表、清册、目录	永久
5、档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料	30 年
6、档案馆指南、全宗介绍	永久
7、档案编研材料	永久
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ17 发展规划

归档范围	保管期限
1、学校中长期发展规划和阶段性规划文件	永久
2、学校发展建设的调研、论证报告等材料	30 年
3、对学校改革与发展中的重大问题、重要政策科学论证的有关文件材料	永久
4、有关学校发展规划专家组会议的文件材料	30 年
5、为学校提供有关建议和决策咨询的文件材料	30 年
6、有关学校学科、专业建设方案和校园建设工程项目审核和论证的文件材料	永久
7、有关学校校办产业及投资项目审核、论证的文件材料	永久
8、有关学校基本布局与资源的合理配置设计方案等文件材料	30 年
9、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

XZ18 各院、部、处、中心工作

归档范围	保管期限
1、各院、部、处、中心会议记录、纪要、简报	30 年
2、各院、部、处、中心工作计划、总结、报告	30 年
3、各院、部、处、中心开展各种重要学术活动的材料	30 年
4、各院、部、处、中心与外单位合作科研、合同办学签订的协议书、合同书及来往文书	30 年
5、各院、部、处、中心各类统计年报	30 年
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（三）教学类档案归档范围及保管期限表

JX11教学综合

归档范围	保管期限
1、上级下达的有关我校教学工作的文件材料	永久
2、学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
3、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结	永久
4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	30 年
5、教学工作的各类统计报表	30 年
6、学生体育工作有关材料（院级以上运动会、竞赛活动等材料）	30 年
7、电教工作有关文件材料	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX12学科与实验室建设

归档范围	保管期限
1、学校有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	永久
2、学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
3、重点学科、专业、实验室建设材料	永久
4、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料	永久
5、学科、专业实验室建设统计报表	永久
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX13招生

归档范围	保管期限
1、上级主管部门下达的招生计划指标及我校招生来源计划	永久
2、招生工作计划、总结、报告及上级批复	永久
3、新生录取材料及新生名册、统计报表	永久
4、委培、代培、自费生计划、合同协议书及名单	30 年
5、新生保留、取消入学资格名单及有关材料	30 年
6、招生简章、专业介绍及有关宣传材料	30 年
7、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX14学籍管理

归档范围	保管期限
1、新生入学登记表	永久
2、学生学籍卡片	永久
3、学生成绩总册	永久
4、在校学生名册	永久
5、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	30 年
6、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）	30 年
7、学生处分材料	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX15课堂教学与教学实践

归档范围	保管期限
1、各专业教学计划、教学大纲、培养方案	永久
2、课程建设要求及安排、校历表、课表	30 年
3、各院、科、专业课程试题库	30 年
4、典型教案、重要备课记录	30 年
5、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料	10 年
6、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	10 年
7、教学质量评价材料、教学情况调查表	30 年
8、教学质量奖励材料	永久
9、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX16学位

归档范围	保管期限
1、学位评定条例、办法及计划、总结	30 年
2、学位委员会会议记录、决定	30 年
3、学位委员会授予各层次学位清册	永久
4、本科生优秀学士学位论文	30 年
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX17毕业生工作

归档范围	保管期限
1、毕业生工作计划、简报、总结	30 年
2、毕业生供需统计、计划、合同	30 年
3、毕业生正式分配分方案及调配派遣名册	30 年
4、毕业生、派遣证存根领取签收册	30 年
5、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	30 年
6、各类学生毕业、结业名册及纪念册	永久
7、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX18教材

归档范围	保管期限
1、自编、主编教材	30 年
2、各院各专业使用教材目录	30 年
3、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	30 年
4、其他有保存价值的自编参考资料	10 年
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JX19继续教育

归档范围	保管期限
1、举办来校人员培训班、进修班计划及上级批复	30 年
2、非学历教育的培训班、进修班材料	30 年
3、联合办学材料	30 年
4、学生成绩登记表	30 年
5、结业证书发放登记表	30 年
6、结业学生名册	30 年
7、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

附录：存院教学类档案

归档范围	保管期限
1、本科生毕业论文及评审意见	30 年
2、课堂教学材料、课程进度表	10 年
3、教师任课安排、教案	30 年
4、优秀实习报告	10 年
5、本专业教学检查、调查材料及总结	10 年
6、教师工作量核算、登记材料	10 年
7、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（四）科研类档案归档范围及保管期限表

KY11综合

归档范围	保管期限
1、学校有关科研工作的政策、规划、计划、规章制度、工作总结	永久
2、学校关于科研工作向上级的报告及批复	永久
3、科研工作各类统计报表	永久
4、申报各级各类科研项目、科学基金等的文件材料及有关批复	永久
5、申报国家、地方各类科研基地的文件材料及有关批复	永久
6、科技协作、科技服务协议书、合同	30 年
7、科研成果管理文件材料	30 年
8、科研经费管理文件材料	30 年
9、学校各类学术委员会成员名单	30 年
10、学会工作（学术活动）材料	10 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

KY12项目

KY12—1科研准备阶段

归档范围	保管期限
1、开题报告与课题调研论证材料	30 年
2、任务书、合同、协议书	永久
3、课题研究计划、设计	30 年
4、计划执行情况、计划调整或撤销报告	10 年
5、课题投资和预决算材料	10 年
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

KY12—2研究实验阶段

归档范围	保管期限
1、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方工艺流程及综合分析材料）	永久
2、数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）	永久
3、设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
4、研究工作阶段小结、年度报告	30 年
5、配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等	永久
6、样品、标本等实物的目录	永久
7、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

KY12—3总结鉴定阶段

归档范围	保管期限
1、研究报告、研制报告	永久
2、论文专著	永久
3、工艺技术报告	永久
4、技术诀窍报告	永久
5、专家评审意见	永久
6、鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）	30 年
7、鉴定证书	永久
8、推广应用意见	30 年
9、课题工作总结	30 年
10、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

KY12—4 申报奖励阶段

归档范围	保管期限
1、科研成果登记表	永久
2、科研成果报告表	永久
3、科研成果奖励申报与审批材料	永久
4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件	永久
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

KY12—5 推广应用阶段

归档范围	保管期限
1、转让合同、协议书	永久
2、生产定型鉴定材料	永久
3、成果被引用或投产后反馈意见	10 年
4、推广应用方案及实施情况	30 年
5、扩大试生产的设计文件、工艺文件	30 年
6、成果宣传报导材料	10 年
7、对外学术交流材料	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

KY13专利

归档范围	保管期限
1、专利管理文件材料	30 年
2、专利申请书	永久
3、专利证书原件或影印件	永久
4、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（五）基建类档案归档范围及保管期限表

JJ11综合

归档范围	保管期限
1、基建工作规章制度	30 年
2、基建工作计划、总结、简报	30 年
3、基建工作总体规划	永久
4、基建工作年度（季度）总结、统计报表	永久
5、基建工程财务预、决算	30 年
6、学校总体规划、设计总平面图	永久
7、水、电、气管道分布图	永久
8、地质勘探、地形测量材料	永久
9、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12工程项目

JJ12-1可行性研究

归档范围	保管期限
1、项目建议书及上级批复	永久
2、可行性研究报告	永久
3、项目评估	永久
4、环境预测、调查报告	永久
5、设计任务书及计划任务书	永久
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12-2设计基础

归档范围	保管期限
1、工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明	永久
2、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录	永久
3、水文、气象、地震等其它设计基础材料	永久
4、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12-3设计文件

归档范围	保管期限
1、初步设计	永久
2、技术设计	永久
3、施工图设计	10 年
4、技术秘密材料、专利文件	永久
5、设计计算书	30 年
6、关键技术实验	永久
7、总体规划设计	永久
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12-4工程管理文件

归档范围	保管期限
1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书	永久
2、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件	永久
3、社工执照	永久
4、环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书	永久
5、产权证书	永久
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12-5施工

归档范围	保管期限
1、土地施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 (4)建筑材料实验报告 (5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 (6)土地施工定位测量地质勘察 (7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 (8)隐蔽工程验收记录 (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 (10)分项、分单位工程抽量检查、评定 (11)交工验收记录证明 (12)竣工报告、竣工验收报告	10 年 30 年 30 年 30 年永久永久永久永久永久永久 30 年永久"
2、设备及管线安装施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 (4)隐蔽工程检查验收记录 (5)强度、密闭性试验报告 (6)设备调试记录 (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 (8)系统调试、实验记录 (9)管线清洗、通水、消毒记录 (10)管线标高位置，坡度测量记录 (11)中间交工验收记录证明，工程质量评定 (12)竣工报告、竣工验收报告	10 年 30 年 30 年 30 年 30 年 10 年 30 年 30 年 10 年 30 年 30 年 30 年
3、电气、仪表安装施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (3)调试、整定记录 (4)性能测试和校核 (5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 (6)操作、联动试验 (7)电气装置交接记录 (8)中间交工验收记录工程质量评定 (9)竣工报告、竣工验收报告	10 年 30 年 30 年 30 年 30 年 10 年 10 年 30 年 30 年

JJ12-6竣工验收

归档范围	保管期限
1、竣工验收报告	永久
2、全部竣工图纸	永久
3、质量评审材料	永久
4、工程现场声像材料	永久
5、竣工验收会议决议文件	永久
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12-7基建财务、器材管理

归档范围	保管期限
1、财务计划、年度计划	10 年
2、工程概算、预算、决算	永久
3、主要材料消耗、器材管理	10 年
4、交付使用的固定资产	永久
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

JJ12-8生产技术准备、试生产

归档范围	保管期限
1、技术准备计划	10 年
2、试生产管理、技术责任制	30 年
3、试车方案、产品技术参数、性能、图纸	10 年
4、设备试车、验收、运转、维护记录	30 年
5、安全操作规程、事故分析报告	30 年
6、技术培训材料	10 年
7、工业卫生、劳动保护材料	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（六）仪器设备类档案归档范围及保管期限表

SB11综合

归档范围	保管期限
1、仪器、设备管理的规章制度	30 年
2、设备工作计划、报告、总结、调查材料	30 年
3、仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	30 年
4、仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复	30 年
5、有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料	30 年
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

SB12仪器设备

归档范围	保管期限
1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）	30 年
2、上级或主管领导批复和准购批示	30 年
3、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等	30 年
4、进口设备过程中有关的技术商务文件	30 年
5、开箱记录及装箱单	30 年
6、安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单	30 年
7、验收报告及文件材料	30 年
8、索赔来往函件及结果文件	30 年
9、设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
10、使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
11、重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料	与设备共存
13、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（七）出版类档案归档范围及保管期限表

CB11综合管理

归档范围	保管期限
1、上级召开的编辑出版工作会议文件	10 年
2、编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录	永久
3、编辑出版工作规章制度、统计报表	永久
4、编辑出版部门管理形成的文件材料	10 年
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

CB12-15出版物（报纸、刊物、书稿、音像）

归档范围	保管期限
1、编辑出版合同、协议书	30 年
2、出版请示和批复	30 年
3、原稿（含照片、手迹原稿）或复印件（退还作者后应该有原稿签收单）	30 年
4、各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件	30 年
5、封面设计图样	10 年
6、出版通知单、书刊、音像出版物样品	永久
7、出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单	10 年
8、获奖或受查处情况的文件材料	30 年
9、有参考价值的读者来信、重要评论	10 年
10、再版修改意见	10 年
11、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（八）外事类档案归档范围及保管期限表

WS11综合

归档范围	保管期限
1、上级关于外事工作的文件材料	30 年
2、学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等	30 年
3、外事工作统计报表等	永久
4、外事工作会议材料	30 年
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

WS12出国

归档范围	保管期限
1、上级对出国（境）人员的有关文件材料	30 年
2、国际学术会议论文	30 年
3、投寄国外的学术论文	30 年
4、出国（境）人员考察、访问材料	30 年
5、出国(境）讲学、研究人员有关材料	30 年
6、出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
7、国际比赛、竞赛	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

WS13来校

归档范围	保管期限
1、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件	30 年
2、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	30 年
3、外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	永久
4、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	30 年
5、国际比赛、竞赛	30 年
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

WS14国际合作与会议

归档范围	保管期限
1、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永久
2、学校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
3、合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30 年
4、授予外籍人员名誉称号的材料	永久
5、双方互赠的礼品、纪念品	30 年
6、国际会议的有关材料	30 年
7、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

WS15外国留学生工作

归档范围	保管期限
1、录取审批材料	永久
2、学籍登记表、学籍卡片	永久
3、教学计划、大纲、安排	30 年
4、学习情况、成绩及评语	永久
5、学位论文及学位证书复印件	30 年
6、学生名册	永久
7、学生去向及有关材料	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（九）财会类档案归档范围及保管期限表

CK11综合

归档范围	保管期限
1、上级有关财务会计工作的文件材料	永久
2、学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	30 年
3、学校基金管理工作文件	10 年
4、有关财务管理方面的其他文件材料	10 年
5、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

CK12会计凭证

归档范围	保管期限
1、原始凭证	15 年
2、记账凭证	15 年
3、汇总凭证	15 年
4、银行存款余额调节表	10 年
5、会计划拨凭证及其他会计凭证	10 年
6、银行对外账单	10 年
7、涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

CK13会计账簿

归档范围	保管期限
1、涉及外事会计账簿	永久
2、总账	30 年
3、预算内账簿	10 年
4、预算外账簿	10 年
5、学校专项基金账簿	10 年
6、日记账其中：现金、银行存款日记账	10 年 30 年
7、固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）	10 年 30 年
8、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

CK14会计报表

归档范围	保管期限
1、决算报表（含基建综合决算）	永久
2、预算会计报表	10 年
3、年度以上各种财务报表、统计报表（含工资报表）	30 年
4、年度以上规划表、分配计划、测算表	30 年
5、季度计划和统计报表	10 年
6、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

CK15工资清册

归档范围	保管期限
1、工资发放名册、卡片	30 年
2、工资转移、证明、通知存根	30 年
3、各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等	30 年
4、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

CK16其他

归档范围	保管期限
1、会计移交清册	30 年
2、财会档案移交保管清册	永久
3、财会档案销毁清册	30 年
4、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

（十）声像类档案归档范围及保管期限表

SX11综合

归档范围	保管期限
1、声像工作计划、总结、重要请示报告及上级批复	30 年
2、声像工作统计报表	永久
3、声像工作规章制度	30 年
4、制作项目的申请及批复	30 年
5、制作任务书、制作计划	30 年
6、创作设计、剧本及文字说明	30 年
7、完成项目的总结及评审鉴定	30 年
8、出版、发行或相互交流的合同、协议书	30 年
9、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

SX12照片类

SX1211党政类

归档范围	保管期限
1、历届党代会、团代会、学代会、教代会、妇代会、先代会及党政重大会议的各种声像材料	永久
2、校庆、教师节、重大纪念日形成的各种重要声像材料	30 年
3、民主党派组织的重大活动	30 年
4、少数民族、港澳同胞、归桥的重要活动	30 年
5、省级以上领导和社会名流来校视察工作、参观访问	永久
6、学校党政领导任职期间的重要工作照及声像材料	永久
7、授予校外知名人士名誉称号声像材料	永久
8、其它在党政工作中形成的重要照片	永久、30年

SX1212教学类

归档范围	保管期限
1、迎新及开学典礼的声像材料	30 年
2、知名教授、专家和学术造诣较深的中、老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等声像材料	永久
2、师生实习、野外考察、社会实践等材料	30 年
3、学生参加各种知识竞赛的照相、录相等	10 年
4、历届毕业生照片、毕业典礼的材料	永久
5、评选优秀教学质量奖、优秀教材及发奖大会材料	30 年
6、评选优秀教学质量奖、优秀教材及发奖大会材料	30 年
7、其它在教学工作中形成的重要照片	永久、30年

SX1213科研类

归档范围	保管期限
1、重点、大型科研课题评审鉴定会	30 年
2、用声像手段完成的课题所形成的声像材料和重点科研项目关键阶段的声像材料	30 年
3、科研成果及颁奖仪式的声像材料	30 年
4、主持召开的大型学术性会议的声像材料	30 年
5、学校科研报告会的声像材料	10 年
6、著名专家来校作学术报告的声像材料	30 年
7、参加市级以上科技成果展览的声像材料	30 年
8、其它在科研工作中形成的重要照片	永久、30年

SX1214外事类

归档范围	保管期限
1、学校重大外事活动形成的照片	永久
2、外国党政官员、各界人士来校参观访问的照片	30 年
3、外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的照片	30 年
4、授予外籍人士名誉称号、国外授予我校人员名誉称号活动的照片	30 年
5、学校派出代表团赴国外访问、考察的照片	30 年
6、其它在外事工作中形成的重要照片	永久、30年

SX1215出版类

归档范围	保管期限
1、学校在出版工作中形成的重要照片	30 年

SX1216财会类

归档范围	保管期限
1、学校在财会工作中形成的重要照片	30 年

SX1217基建类

归档范围	保管期限
1、校园历史记录、基本风貌及重要建筑的照片	永久
2、校园重大项目开工典礼、奠基、落成的照片	30 年
3、各校区建筑物的有关照片	30 年
4、其它有关基建(校园建设)的重要照片	30 年

SX1218仪器设备类

归档范围	保管期限
1、学校在仪器设备管理工作中形成的重要照片	30 年

SX1219人物类

归档范围	保管期限
1、历任校长、院长、党委书记的照片	永久
2、著名校友的照片	30 年
3、其它重要人物的照片	30 年

SX1220文体类

归档范围	保管期限
1、历届校级运动会各种项目比赛的重要照片	30 年
2、校运动队参加市级以上运动会、竞赛活动的照片	30 年
3、历届校级文艺汇演、艺术节等活动的有关照片	30 年
4、参加市级以上文艺汇演、艺术节等活动的照片	30 年
5、其它重要文体活动的照片	永久、30年

SX1221历史类

归档范围	保管期限
1、解放前与本校有关的各类活动的历史照片	永久、30年

SX13录音类

SX14录像类

SX15幻灯片

SX16磁盘

SX17影视胶片

SX18缩微胶片

SX19光盘

（十一）实物类档案归档范围及保管期限表

SW11奖励类

归档范围	保管期限
1、学校在各项工作和活动中获得省级以上奖励的奖牌、奖杯、证书、奖章、光荣册等	永久
2、师生因公在校内外获得省级以上奖励的奖杯、证书、奖章等	永久
3、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

SW12礼品类

归档范围	保管期限
1、学校及个人在重大活动、庆典中有保存和纪念价值的礼品	永久
2、个人因公出访获得的外国友人、外国学校的纪念性礼品	永久
3、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

SW13字画

归档范围	保管期限
1、知名人士赠送学校的书画作品	永久
2、师生参加有关比赛获省级及以上奖励的书画作品	永久
3、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

SW14印鉴类

归档范围	保管期限
1、学校各时期使用过的公章、校徽	永久
2、学校各时期党委书记、校长印鉴	永久
3、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

SW15办公与生活用品

归档范围	保管期限
1、各时期学校有代表性的教具、办公用品等	永久
2、学校著名专家、学者有代表性、纪念性的科研、教学、生活用品	永久
3、其他有保存价值的文件材料	永久、30年

十二、QT其他

湖北大学知行学院档案馆

2019年4月1日