关于做好2019年度档案材料收集工作的通知
学校各单位（部门）：
为进一步做好学校档案材料收集归档工作，有效保护、利用档案资源，更好地服务学校中心工作，为学校各项工作提供全面详实的支撑材料，按照学校档案工作安排，根据《湖北大学知行学院档案管理办法》要求，请各单位（部门）在做好个人防疫安全的前提下，按照学校的归档范围统筹做好2019年度档案材料的收集整理工作，确保档案材料应收尽收和安全保管。现将档案材料的收集、整理、归档工作有关事宜通知如下：
一、归档范围
各单位（部门）应交档案材料详见学校归档范围保管期限表（可查阅《档案管理制度汇编》或档案馆网页），如有问题，请及时与档案馆联系。
二、归档时间
各单位（部门）在2020年7月10日前把应该归档的材料收集齐全、整理完毕后交至档案馆。如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由单位负责人、分管校领导签字盖章。
三、归档要求
（一）各单位（部门）需指定专人（兼职档案员）负责本单位（部门）的档案归档工作。兼职档案员有变动的单位（部门），应及时将新兼职档案员名单及联系方式报档案馆，以便工作联络。
（二）档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，请各单位（部门）高度重视，按时收集整理，及时办理移交。
（三）如发现将在学校活动中形成的应当归档的档案文件材料据为己有，拒绝移交档案馆归档的单位或个人，学校将严格按《湖北大学知行学院档案管理办法》中有关档案管理违法违纪行为处分规定进行处理。
（四）各单位（部门）归档的材料必须是已经办理完毕、有保存价值，不影响现有工作进行的原始材料，且不论何种载体（纸质、磁盘、光盘、磁盘等）、何种形式（文字、图片、视频、录像等），只要是有参考价值和保存价值的档案，一律应整理后移交至档案馆保管。
（五）移交档案材料以学院、部门为单位，按年度时间顺序整理，归档材料应真实、完整、准确、系统。档案移交时除提交纸质版外（纸质目录一式两份，移交时归档单位、接收人签字后各执一份），还需提交电子版。
湖北大学知行学院档案馆
