关于收集疫情防控期间档案的几点说明

为落实学校《关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》精神，档案馆已在4月10日拟发《疫情防控档案搜集整理移交指南》，现就收集整理移交工作中遇到的具体问题做说明如下：

一、关于疫情防控档案材料归档的责任主体说明

（一）总体原则

1、凡是本单位在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的记录材料，都应收集归档，办理移交。

2、凡由单位拟定起草的基于学校层面公布印发的疫情防控材料，如公告、通知、意见、通报、疫情防控方案、制度等，由承发单位负责档案材料归档，拟定起草单位只做材料去向说明，无须移交；凡由单位牵头召开的疫情防控会议、开展的疫情防控专项活动等，如学校疫情防控工作专题会议等，由具体牵头承办单位负责档案材料归档，协办单位可查漏补缺。

（二）具体事项

1、由学校新冠肺炎疫情防控工作领导小组或以学校党委与行政办公室名义发布或办理的，关于疫情防控工作的公告、通知、意见、通报、疫情防控方案、制度，召开疫情防控各类会议等形成的文件材料及领导重要批示、指示和讲话等，对在疫情防控工作中涌现的先进典型事迹及模范人物表彰材料及对疫情防控不力、工作严重失职、渎职等处罚材料，由党委与行政办公室统一归档移交。

2、由党群工作部组织或协调的，疫情防控工作中党组织、党员干部、志愿者等开展从事疫情防控活动或服务工作形成的文件材料，学校疫情防控工作宣传报道材料等，由党群工作部统一归档。

3、凡针对学生疫情防控管理专项工作的公告、通知、意见、通报、疫情防控方案、制度，召开疫情防控专题会议等形成的文件材料及领导重要批示、指示和讲话等，由学生工作处统一收集归档，各二级学院可查漏补缺。

4、凡针对疫情防控教学管理专项工作的公告、通知、意见、通报、疫情防控方案、制度，召开疫情防控专题会议等形成的文件材料及领导重要批示、指示和讲话等，由教务处统一归档，各二级学院可查漏补缺。

5、其它单位在疫情防控中，凡涉及疫情防控专项工作且有利用和保存价值的记录材料，由本单位负责归档；材料已移交综合管理单位的，只做材料去向说明，无须移交。

二、关于疫情防控档案材料甄别的说明

根据《湖北省重大活动档案管理试行办法》和学校《关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》精神，疫情防控档案归档是一项专项工作，所归档的档案材料是我校疫情防控专项工作形成有利用和保存价值的专属档案材料。各单位在归档移交时，注意对材料的甄别。非疫情防控专项工作形成的档案材料，应纳入单位年度档案归档移交，不要列入本次疫情防控专项档案材料。

三、关于疫情防控档案材料移交时间的说明

由于疫情防控工作已转入常态化，各单位在归档疫情防控专项档案材料时，应于本学期结束前（2020.7.1.），办理好前期疫情防控档案材料归档移交。后期疫情防控所形成的档案材料，其归档移交时间另行通知。

四、其它问题的说明：

1、各单位收集整理通知、实施方案等资料时，需将文件打印并加盖单位公章，移交纸质版；

2、疫情防控期间档案要专题存档;

3、照片档案命名时要标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者6要素;

4、各类宣传报道材料，需从报道平台下载打印，并且加盖单位公章后移交。

                                                                 档案馆

                                                             2020年6月15日